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Es muy importante registrar todos sus asientos contables en diarios contables. Un diario contable es un registro de transacciones ordenadas por fecha. En Odoo, puede crear un diario de ventas para facturas de clientes, un diario de compras para facturas de proveedores, un diario bancario para transacciones bancarias y un diario general para otras operaciones diversas. Después de crear diarios contables adecuados, puede registrar sus transacciones comerciales en estos diarios agregando asientos de diario. Para ver y crear Diarios en Odoo, puede ir al menú Configuración del módulo Contabilidad donde obtendrá la opción Diarios como se muestra en la captura de pantalla a continuación.
La lista de diarios ya configurados se puede ver aquí con los detalles de Nombre de diario, Tipo, Grupos de diario, Código corto y Cuenta predeterminada. Puede crear un nuevo Diario para registrar sus asientos contables usando el botón Crear.
Después de mencionar el Nombre de la revista, se le solicita que defina el Tipo de la revista. La identificación de su empresa se completará automáticamente en el campo Empresa . En Odoo, puede crear diarios de Ventas, Compras, Caja, Banco y Varios. Las opciones de configuración restantes cambiarán según el tipo de diario que seleccione. El tipo de diario decidirá dónde utilizar este diario al registrar un asiento contable.
Echemos un vistazo a la configuración de cada tipo de diario por separado.
Ventas
Para los asientos de facturas de clientes, puede configurar diarios de ventas. Para esto, puede seleccionar el Tipo de diario como Ventas. Obtendrá algunos campos adicionales tanto en las pestañas Entradas del diario como en Configuración avanzada.
En la pestaña Asientos de diario , puede definir la Información contable de los asientos de este diario. Puede configurar una Cuenta de ingresos predeterminada para el diario de ventas en esta pestaña. Puede habilitar el campo Secuencia de notas de crédito dedicada si no desea compartir la misma secuencia para facturas y notas de crédito de este diario. Al activar esta opción, se asignará una secuencia dedicada a las notas de crédito agregadas a este diario. Puede mencionar un nombre más corto utilizado para mostrar en el campo Código corto . Los asientos de este diario se denominarán utilizando este prefijo de forma predeterminada. La Moneda utilizada para registrar los estados contables se puede especificar en el campo respectivo.
En la pestaña Configuración avanzada, puede controlar el acceso mencionando las Cuentas permitidas. Si no desea establecer ningún control sobre las cuentas, puede mantener el campo vacío. El asiento contable o la factura recibirán un hash tan pronto como se publique habilitando la función Bloquear asientos publicados con hash. Al hacerlo, la entrada publicada se bloqueará y ya no podrá modificarse.
En el campo Tipo de comunicación, puede definir el método de comunicación de pago. Puede configurar aquí la comunicación predeterminada que aparecerá en la factura del cliente, una vez validada, para ayudar al cliente a consultar esa factura en particular al realizar el pago. Se puede configurar como Abierto, Basado en factura o Basado en cliente. En el campo Estándar de comunicación podrás elegir diferentes modelos para cada tipo de referencia. Aquí, la referencia predeterminada es la de Odoo. Al configurar los servidores de correo electrónico en el campo indicado, es posible crear facturas en los correos electrónicos. Para seguir los pagos de los clientes, puede programar diferentes actividades con el cliente. La actividad mencionada en el campo Programar actividad se programará automáticamente en la fecha de vencimiento del pago para mejorar el proceso de cobro.
Compra
Para registrar asientos de facturas de proveedores, puede crear diarios de compras. El Tipo de diario se puede establecer como Compra. Las pestañas Entradas de diario y Configuración avanzada son casi similares a las del diario de ventas.
Aquí se le solicita que mencione la Cuenta de gastos predeterminada en el campo de información contable.
Dinero
Los asientos contables mediante transacciones manuales en efectivo se pueden registrar utilizando el Diario de caja. Mientras configura un diario de caja, obtendrá algunas pestañas adicionales como se muestra en la imagen a continuación.
En la pestaña Asientos de diario, puede especificar la Cuenta de efectivo. Además, puede especificar una Cuenta suspendida para el diario de caja. Los extractos bancarios y las transacciones se publicarán en la cuenta en suspenso hasta que la conciliación final encuentre la cuenta correcta. La Cuenta de ganancias y la Cuenta de pérdidas mencionadas aquí se utilizan para registrar una ganancia o una pérdida respectivamente cuando el saldo final de una caja registradora difiere de lo que calcula el sistema. Si desea obtener una secuencia de pago dedicada para pagos y transacciones bancarias publicadas en este diario, puede habilitar la función Secuencia de pago dedicada.
Los métodos de pago entrante y sus nombres se pueden especificar en la pestaña Pagos entrantes. De manera similar, el método de pago saliente y sus nombres se pueden agregar en la pestaña Pagos salientes.
Puede controlar el acceso a las cuentas de efectivo mencionando las cuentas permitidas en la pestaña Configuración avanzada.
Banco
Los asientos de transacciones bancarias se pueden registrar en los diarios bancarios. Para ello, puede seleccionar Banco como tipo de diario.
Aquí debe especificar la Cuenta bancaria junto con el Número de cuenta. La opción que selecciones en el campo Bank Feeds definirá cómo se registrarán los extractos bancarios. Puede importar los extractos bancarios o automatizar la sincronización bancaria. Puede elegir la opción Sin definir todavía si no es específico sobre el registro de extractos bancarios.
Los métodos de pago utilizados para Pagos entrantes y Pagos salientes se pueden especificar en las pestañas respectivas.
Al seleccionar diferentes métodos de pago, obtendrá opciones de configuración adicionales según el método de pago que seleccione.
Para registrar las facturas y pagos que no encajan en ninguna categoría específica, puede utilizar el diario varios. Una vez que complete la configuración del Diario, se guardará automáticamente en su sistema.
Todas las entradas agregadas a un diario se pueden observar usando el botón inteligente Entradas del diario como se muestra en la imagen de arriba.