Reconciliation
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Reconciliación
La conciliación bancaria es fundamental para comprobar si existe alguna diferencia en las cuentas utilizadas para las transacciones comerciales comparándolas. Si se detecta alguna variación, puede corregirla inmediatamente tomando medidas correctivas. Será difícil cotejar manualmente los registros bancarios con los extractos de cuenta. En los negocios, las transacciones en efectivo se registran en cuentas de efectivo y es importante sincronizarlas con las cuentas bancarias. Para garantizar esto, es necesario confirmar que la cuenta bancaria coincide con la cuenta de efectivo. Realizar todas estas operaciones manualmente será difícil y consumirá mucho tiempo y esfuerzo. Puede confiar en el módulo de Contabilidad de Odoo para simplificar el proceso de conciliación.
Puede realizar fácilmente operaciones de conciliación desde el propio Panel de contabilidad.
Aquí obtendrá la lista de estados de cuenta que deben conciliarse en el botón Conciliar como se muestra arriba.
Puede observar la conciliación del extracto bancario en esta ventana. En el lado izquierdo de la pantalla, los estados financieros se pueden ver ordenados según la fecha contable. Puede ver la etiqueta “Coincidente” en los extractos, que indica que los extractos ya coinciden con cuentas bancarias. Las declaraciones que deben verificarse y conciliarse se etiquetarán como “Para verificar”.
Para facilitar el proceso de conciliación, primero puede configurar un modelo de conciliación adecuado. Esto se puede hacer desde la opción Modelos de conciliación disponible en el menú Configuración.
Los modelos de conciliación ya disponibles se pueden ver en esta ventana con el detalle de Nombre, Tipo y estado de Autovalidación. Utilice el botón Crear para obtener una nueva ventana de configuración.
Después de mencionar el Nombre del modelo de conciliación, puede seleccionar el tipo entre las opciones dadas. Las opciones de configuración restantes cambiarán según el tipo que seleccione.
Botón para generar entrada de contrapartida
En el caso de la opción Botón para generar asiento de contrapartida como tipo de modelo, obtendrá el campo Disponibilidad del diario, donde puede agregar un diario como Caja o Banco. El modelo de conciliación solo estará disponible en las revistas seleccionadas.
En la pestaña Registros de contrapartida, puede especificar la cuenta, el tipo de monto, el monto, el análisis y la etiqueta del artículo del diario. El tipo de cuenta puede ser Fija, Porcentaje de saldo, Porcentaje de línea de estado de cuenta o De etiquetas. Una vez completada la configuración, el botón para generar el modelo de entrada de contrapartida para la conciliación estará listo para usarse.
Regla para sugerir entrada de contraparte
En el caso de la Regla para sugerir entrada de contraparte, las opciones de configuración disponibles se muestran en la siguiente captura de pantalla.
Aquí, obtendrá la opción de Validación automática para activarla y validar la línea del extracto automáticamente. Después de mencionar la Disponibilidad del diario, puede seleccionar un Tipo de monto adecuado entre las opciones dadas que son Recibido (solo se aplica al recibir un monto), Pagado (solo se aplica al pagar un monto) o Pagado/Recibido (aplicado en ambos casos). Al hacerlo, el modelo de conciliación solo se aplicará al tipo de transacción seleccionada. En la Condición de Monto, puede mencionar un monto específico y el modelo de conciliación se aplicará cuando el monto sea menor, mayor o entre el monto especificado. Puede establecer reglas para Etiqueta, Nota y Tipo de transacción como Contiene, No contiene o Coincidir con expresión regular. Al activar el campo El socio está establecido, el modelo de conciliación se aplicará solo cuando se establezca un cliente/proveedor. Al activar esta opción, podrá obtener campos adicionales para mencionar los Socios coincidentes y las Categorías coincidentes. Agregue Entradas de contraparte en el espacio indicado usando el botón Agregar una línea.
En la pestaña Asignación de socios, puede agregar Buscar texto en etiqueta, Buscar texto en notas y socio usando el botón Agregar una línea.
Regla para cotejar factura/facturas
A continuación se muestra la ventana de configuración del tipo de modelo de conciliación Regla para conciliar factura/facturas. Para validar la línea del extracto automáticamente, puede habilitar el campo Validación automática. En el Límite de meses de búsqueda, puede establecer una cantidad de meses en el pasado para considerar las entradas al aplicar este modelo.
El orden de coincidencia se puede establecer como el más antiguo primero o el más nuevo primero. En la pestaña Condiciones de transacciones bancarias, puede encontrar opciones similares a las que comentamos anteriormente. Además, obtendrás la Tolerancia de Pago que se activará para aceptar diferencias en caso de pago insuficiente. El campo Misma moneda se puede activar para restringir propuestas que tengan la misma moneda que la línea del estado de cuenta. En el campo Coincidir factura/factura, puede activar la Etiqueta, Nota o Referencia para que coincida con la factura/factura. La configuración se puede completar configurando el Mapeo de socios en la pestaña respectiva.
Para obtener la lista de todos los estados de cuenta que se van a conciliar, puede ir a la opción Conciliación disponible en el menú Contabilidad.
Aquí puede utilizar el botón Conciliar para realizar la conciliación de extractos con cuentas bancarias.
Desde el Panel de Contabilidad del módulo, puede importar fácilmente extractos bancarios a su sistema, que pueden usarse para el proceso de conciliación más adelante. Puedes importar tus extractos bancarios en CSV, OFX, QIF y CAMT según la opción que actives desde el menú Configuración del módulo de Contabilidad.
Las opciones correspondientes se pueden encontrar en Bank & Pestaña de efectivo como se muestra en la imagen de arriba.
Una vez que active esta función, podrá obtener un botón para importar extractos bancarios desde el Panel de contabilidad.